10 фактов, которые необходимо учитывать во время организации праздничных мероприятий
- Количество людей, которые будут присутствовать на мероприятии. Необходимо предварительно сообщить каждому, кого вы хотите пригласить, о том, где и когда состоится торжество. Хорошо если это будет сделано за одну-две недели, чтобы люди успели спланировать свое время и сообщить вам в случае невозможности посетить мероприятие.
- Средства, которые вы готовы потратить на мероприятие. Любой праздник подразумевает определенные траты. От того, сколько вы готовы выложить, будет зависеть место проведения, меню и другие моменты. Вы должны четко понимать, какой минимум необходим и какую максимальную сумму вы готовы выложить. Чтобы правильно составить смету, нужно пошагово расписать план праздника и указать, сколько денег нужно на реализацию каждого шага. Чем подробнее будет смета, тем надежнее и реальнее будет расчет затрат.
- Дата и время проведения мероприятия также очень важны. Не совсем удобно проводить праздник в будний день, когда завтра всем нужно на работу. Также по этой причине не стоит выбирать воскресенье. Наилучшим образом подойдут пятница, суббота и праздничные дни, после которых есть выходной. В этом случае все приглашенные будут чувствовать себя расслаблено, смогут насладиться праздником, повеселиться от души, не спеша пойти домой, и не думать о завтрашнем тяжелом рабочем дне.
- Место проведения праздника. Каждый выбирает его сообразно своим вкусам, предпочтениям и финансовым возможностям. Кто-то предпочитает ночной клуб, кто-то – тихий ресторан или кафе, кто-то – загородный дом отдыха, а кому-то приятнее всего будет собрать гостей в домашней обстановке. Выбор места зависит от повода, по которому собираются и от контингента приглашенных. Если вы знаете, что будет шумная веселая компания, в которой есть балагур, то можно остаться дома или выехать за город и будет весело.
- Меню мероприятия. Прежде всего, вы должны определиться, будете ли вы готовить блюда и делать закупки самостоятельно или этим займутся профессиональные повара. В случае, когда вы идете в ресторан или кафе – еда остается заботой заведения, вам нужно только выбрать блюда для застолья и узнать, сколько это будет стоить. Если же праздник проходит дома или на природе, нужно знать, что и сколько будет приготовлено, из расчета на количество гостей и считать, какие расходы в этой связи вам предстоят. Если же вы воспользуетесь услугами кейтеринга (обслуживание выездных мероприятий), то вам нужно будет сообщить менеджеру, какие блюда и на сколько персон вам нужны, а вам уже скажут стоимость всего меню с доставкой и обслуживанием.
- Музыкальное сопровождение вечера. Если вы остаетесь дома, то проблема музыки решается легко – вы сами подбираете музыку или поручаете знакомому, который в этом понимает. Во всех остальных случаях нужно определяться будет ли это ди-джей, группа, ансамбль классической музыки или что-то другое. Здесь очень многое зависит от финансовых возможностей и вкусов ваших и гостей. Предполагается, что праздничное мероприятие должно быть веселым, зажигательным и развлекать виновников торжества и гостей. Поэтому лучше обратиться к профессиональному ди-джею, который с учетом возраста, пожеланий присутствующих составит оптимальный плей-лист. В этом случае будет возможность и поболтать за столом, и потанцевать, и просто послушать любимые песни и расслабиться.
- Развлекательная или конкурсная программа и праздничные номера от присутствующих. Вести торжество должен ведущий или тамада. Хорошо если это будет профессиональный человек, но можно в качестве ведущего назначить и кого-то из приглашенных, у которого это неплохо получается. Помните, что этот человек должен всех хорошо знать, обладать харизмой и чувством юмора. В том случае, когда вы знаете, что среди гостей есть творческие, неординарные личности, которые с удовольствием принимают участие во всевозможных публичных мероприятиях, то актуальным будет дать им поручения организовать небольшую развлекательную программу в рамках мероприятия. Она может быть тематической или в вольном стиле на их усмотрение. Когда мероприятие масштабное, то не обойтись без специальной техники (микрофоны, колонки, усилитель). Очень часто на праздниках возникает желание спеть любимые песни. Поэтому предусмотрите наличие нескольких микрофонов и караоке. Это прекрасный вид отдыха и развлечение. Тем более что праздник вы устраиваете не только для себя, но и для всех гостей, они должны хорошо отдохнуть и уйти довольными.
- Оформление места празднования. Когда готовиться праздничное мероприятие, то важно продумать не только меню и развлекательную программу, но и соответствующим образом украсить место, где все это будет проходить. Стиль и способ украшения зависят от того, какое это будет мероприятие, а также от того, сколько денег вы готовы на это потратить. Основными элементами украшения выступают гирлянды, фонарики, свечи, блестящая мишура, цветы. Все эти предметы вы можете купить и самостоятельно украсить помещение, а можете предоставить это профессионалам, обратившись в специальную фирму, занимающуюся украшением помещений к различным праздникам.
- Транспортные вопросы. Когда праздник проходит в городе или за городом и продолжается долго, то встает логичный вопрос о том, как же гости будут добираться домой после него. Вы можете предусмотреть автобус или машины, которые развезут их по домам (этот вариант оптимален для загородных мероприятий), а можно просто вызвать такси для каждого и все (так чаще всего поступают в городе).
- Подарки для гостей праздника. Понятно, что получать подарки на празднике будут его виновники, но приглашенным также будет приятно получить маленькие сувениры, сюрпризы, которые будут напоминать об участии в этом мероприятии и оставят хорошее впечатление о вечере. Выбор подарков зависит от бюджета и от того, кому вы их выбираете. Очень важно, чтобы они делались от чистого сердца. Это могут быть не обязательно какие-то материальные вещи. Вы можете каждому гостю написать послание на открытке или положить с собой в пакетике приятную сладость, которую он с удовольствием съест за утренним чаем или кофе. Если это круг ваших коллег или партнеров, то подойдет сувенирная продукция с логотипами вашей фирмы или товаров и услуг, которые она производит или оказывает.
