В настоящее время все чаще люди обращаются для организации корпоративных праздников в агентства, к профессионалам в этом деле. При выборе агентства, которое специализируется на организации различных праздников и торжеств, важно выбрать добросовестных людей. В разнообразии PR-компаний, рекламных агентств и компаний по организации праздников, очень легко потеряться. Случается, что такие фирмы выступают не организаторами, а всего лишь посредниками между вами и непосредственными исполнителями (как агентство недвижимости между продавцом и покупателем). Естественно, в этом случае общая стоимость мероприятия получится дороже, поэтому нужно искать компанию, которая выполняет работы по подготовке и организации корпоративных праздников.
Не опускайте руки, у нас есть хорошие новости – существуют компании, которые креативно организуют и проводят праздники по схеме все включено. Если вы хотите принципиально видеть на своем корпоративе какую-то известную личность, то лучше напрямую связаться с ее агентом и договориться о деталях. Все нюансы и детали вашего сотрудничества должны в обязательном порядке отразиться в соответствующем договоре, что позволит избежать разногласий. Даже если организацией корпоратива занимается специализированная фирма, обязательно контролируйте процесс лично, как говорится, держите руку на пульсе. Лучше все перепроверить несколько раз, чем потом переживать и улаживать неприятности.
Распространена практика предоставления персонального администратора-консультанта фирмы для конкретного мероприятия, который руководит всем процессом, а вы общаетесь только с ним, обсуждаете детали, корректируете при необходимости.
Для тех, кто не знает, отметим, что все корпоративные мероприятия делятся на:
- праздники, которые бывают трех видов – юбилеи компании, календарные праздники и профессиональные праздники. Многие профессиональные праздники становятся народными, региональными или даже государственными, если профессия является доминирующей для территории;
- деловые мероприятия условно можно разделить на семинары, конференции, переговоры и презентации. Каждый из видов предполагает специфические подходы в организации праздника.
- PR и promotion акции.
Как вы и сами понимаете, корпоративные праздники предполагают большую свободу и разнообразие в способах и проявлениях организации, в отличие от деловых мероприятий, где все должно быть четко, методично и серьезно.
Вне зависимости от вида корпоративного мероприятия, есть некоторые общепринятые правила и особенности по организации и проведению корпоративов:
- Определение, каким должно быть мероприятие по направленности, стилю, продолжительности и т.п.
- Обязательно нужен подробный план или сценарий мероприятия, не стоит полагаться, что все решиться само собой и паузы заполняться чем-нибудь.
- Согласно разработанному плану необходимо составить смету мероприятия с учетом всех возможных расходов, а также заложить 10-15% на непредвиденные расходы.
- Определиться с тем, кто будет проводить ваше торжество, заключить соответствующий договор с фирмой или ведущим.
- Поинтересоваться у своих сотрудников (провести опрос) каким бы они хотели видеть мероприятие и организовывать его с учетом этих пожеланий.
Было бы очень хорошо выбрать то агентство или компанию по организации праздников в Одессе, о которых есть положительные отзывы и мнения. Спросите у своих знакомых и друзей, может быть, они вам смогут дать рекомендации, а может быть, вы сами были на вечеринке, организация которой вам очень понравилась – тогда позвоните организаторам. Не стоит полагаться на «авось» и выбирать компанию по объявлению в газете или интернет, может быть испорчено настроение, зря потрачены деньги, да еще и произойти разлад среди сотрудников.
При сотрудничестве с компанией-организатором, заранее уточните, входит ли в их услуги поиск артистов, необходимой аппаратуры, определенного реквизита, музыкального сопровождения. Оградите себя от неприятностей заранее, лучше самим взять на себя какие-то детали, чем решать проблемы на месте, сломя голову в нервозной обстановке. Бывают случаи, когда плохая организация мероприятий приводит даже к травмам и увечьям и вечер заканчивается вызовом бригад скорой помощи.
Что касается кухни для мероприятия, то сейчас не обязательно располагаться в кафе или ресторане, многие заведения предлагают услуги кейтеринга, что предполагает сопровождение массовых выездных мероприятий. На открытом воздухе ставят шатер для кухни, ставятся столы для фуршета или для полноценного проведения застолья.
В общем, к организации корпоративного мероприятия нужно подойти ответственно, обращаться к надежным проверенным фирмам-организаторам, ну и конечно, запастись хорошим настроением, доброжелательностью – и все будет в лучшем виде. Как говорится, самый лучший сюрприз – это хорошо подготовленный сюрприз.
